¿Cómo ordenar la sociedad con una solución digital y aprovechar todo su potencial?
Una propuesta integral para la Sociedad Dominicana de Oftalmología: presencia y autoridad en la web, un CRM para gestionar miembros, pagos y certificaciones, y un servicio de gestión que mantiene todo al día.
Detrás de esta propuesta hay una empresa con una sólida base de conocimiento estratégico, tecnológico y jurídico que respalda cada decisión y representa una garantía de satisfacción para la Sociedad.
La situación de una organización sin gestión digital
Muchas sociedades científicas operan hoy con herramientas que no fueron pensadas para gestionar una institución. Antes de la solución, este es el escenario que conviene reconocer.
Documentos desactualizados
Estatutos, actas y registros que no reflejan la realidad actual de la organización, dispersos en archivos locales y versiones que nadie controla.
Sin base de datos de miembros
No existe un registro único, confiable y consultable de los miembros. No se sabe con certeza quiénes están activos, su subespecialidad ni sus datos de contacto.
Cuotas sin control
No se sabe quién está al corriente de pago ni quién tiene la membresía vencida. La cobranza depende de la memoria y del seguimiento manual.
Certificaciones sin revisar
Las credenciales y certificaciones profesionales de los miembros no se verifican ni se renuevan de forma sistemática, exponiendo a la organización.
Comunicación ineficaz
No hay un canal oficial y efectivo para llegar a todos los miembros: avisos importantes se pierden en grupos de mensajería sin trazabilidad ni confirmación.
Información dispersa
Los datos viven en hojas de cálculo, correos y mensajes sueltos. No hay una fuente única de verdad que permita tomar decisiones con información confiable.
Este panorama no es una crítica: es la realidad de cualquier organización que ha crecido sin las herramientas adecuadas. El siguiente paso es construir, en orden, una solución digital que ponga a la Sociedad al día —y empiece por el lugar donde se construyen presencia y autoridad.
Empezamos por la página web
La página web es la cara oficial de la Sociedad: el lugar donde la institución existe para sus miembros, para el público y para los aliados. Es el primer paso para crear presencia y autoridad.
Una web profesional comunica seriedad, centraliza la información institucional y se convierte en el punto de partida desde el que se construye todo lo demás: el portal de miembros, los eventos, las publicaciones y la comunicación oficial.
Presencia oficial
Autoridad y difusión
Portal de miembros
Base del CRM
Costo de referencia · Autogestión
La autogestión mensual de una página web creada en Wix o Squarespace suele costar:
Sin incluir diseño, mantenimiento de contenido ni integraciones a medida.
Un sistema de formularios para cada momento
Una sociedad científica genera constantemente solicitudes, actualizaciones y consultas que hay que registrar de forma ordenada. Cada momento necesita su propio formulario, pensado para captar la información justa.
La actualización de datos de los miembros, las encuestas de participación, las solicitudes de todo tipo y la recepción de propuestas para congresos y actividades requieren un canal claro y trazable —no mensajes sueltos ni hojas de cálculo dispersas.
Actualización de miembros
Encuestas de participación
Solicitudes y propuestas
Integrado al CRM
Costo de referencia · Formularios
Un sistema de formularios como JotForm suele costar desde:
Plan de entrada, sin incluir integraciones a medida con el CRM ni la web.
Un CRM que conecta todos los nodos de la Sociedad
El CRM es el corazón de la herramienta: captura y centraliza la información de miembros, clientes, proveedores y aliados, y conecta los distintos nodos de comunicación entre ellos. Cada relación de la Sociedad vive en un solo lugar.
En lugar de hojas de cálculo dispersas y correos cruzados, el CRM ordena a las personas y a las conversaciones: quién es cada contacto, qué rol cumple, en qué estado está y qué le corresponde. Así la Sociedad habla con una sola voz y tiene un registro trazable de cada interacción.
Miembros
Clientes y aliados
Proveedores
Comunicación conectada
Costo de referencia · CRM
Un CRM como HubSpot, para 4 personas (webmaster, secretaria, RRSS y gestor), suele costar desde:
Plan Starter de entrada, 20 US$ por usuario. Sin incluir configuración a medida ni gestión continua de la base de datos.
Correo electrónico profesional y con autoridad
La comunicación oficial de una sociedad científica no puede depender de cuentas personales de Gmail o Hotmail. Un correo con el dominio propio de la institución transmite seriedad, refuerza la autoridad y garantiza que los mensajes lleguen como comunicación oficial, tanto hacia dentro como hacia fuera de la Sociedad.
Una plataforma de email profesional permite enviar convocatorias, circulares, recordatorios de pago y boletines a toda la membresía de forma trazable, segmentada y con reportes de apertura. Deja de ser un mensaje perdido en un grupo de mensajería y se convierte en un canal institucional confiable.
Dominio institucional
Circulares y boletines
Reportes de apertura
Integrado al CRM
Costo de referencia · Email profesional
Una plataforma como Constant Contact suele costar desde:
Plan de entrada, sin incluir configuración del dominio propio ni integración con el CRM.
Automatizaciones que trabajan por la Sociedad
Una secretaria digital capaz de ejecutar tareas periódicas de forma automática, sin depender de que alguien las recuerde. Es el conjunto de automatizaciones que mantiene a la Sociedad en movimiento mientras la Junta Directiva se concentra en lo institucional.
Recordatorios de pago, avisos de reuniones, novedades para los miembros, alertas de certificaciones por vencer y campañas de comunicación: todo se programa una vez y se repite solo, con la personalización y el momento adecuado para cada destinatario.
Recordatorios de pago
Avisos de reuniones
Novedades a miembros
Alertas de certificaciones
Costo de referencia · Automatizaciones
Una plataforma de automatización como Active Campaign suele costar desde:
Plan de entrada, sin incluir el diseño de los flujos de automatización a medida ni su mantenimiento continuo.
Un bot de WhatsApp para llegar a todos
No todos los miembros revisan el correo con frecuencia, y hay avisos que no pueden esperar a la próxima circular. Un bot de WhatsApp permite enviar recordatorios de pago, convocatorias y llamados de última hora directamente al canal que todos usan a diario, con confirmación de lectura y sin depender de grupos desordenados.
Se integra con el CRM y las automatizaciones: cuando una cuota vence o se convoca una reunión, el bot contacta automáticamente a quien corresponde, con un mensaje personalizado y la posibilidad de responder para confirmar, preguntar o completar un trámite. Es el complemento ideal para cerrar la brecha de comunicación.
Mensajes automatizados
Avisos de última hora
Canal que todos usan
Confirmación de recepción
Costo de referencia · Bot de WhatsApp
Una plataforma de WhatsApp Business como Wati suele costar desde:
Plan de entrada sobre WhatsApp Business API, sin incluir el diseño de los flujos conversacionales a medida ni la integración con el CRM.
Un gestor de comunidades para conectar a los miembros
La SDO es, ante todo, una comunidad. Un gestor de comunidades crea un espacio digital propio donde los miembros conversan, comparten casos clínicos, publican discusiones y acceden a contenido exclusivo —sin depender de redes sociales públicas ni de grupos de mensajería que se pierden.
Permite organizar foros por subespecialidad, publicar anuncios institucionales, programar encuentros virtuales y centralizar el material académico. Es el lugar donde la Sociedad vive entre congreso y congreso, fortaleciendo el sentido de pertenencia y la colaboración profesional.
Foros y discusiones
Sentido de comunidad
Encuentros virtuales
Contenido exclusivo
Costo de referencia · Gestor de comunidades
Una plataforma de comunidades como Circle suele costar desde:
Plan de entrada, sin incluir la configuración del espacio, la migración de miembros ni la integración con el CRM.
Inscripción, venta de tickets y control de aforo
Un congreso, una jornada o un curso necesita un sistema que registre a los participantes, venda las entradas, gestione el aforo y entregue confirmaciones y credenciales —tanto para la modalidad presencial como para la online.
La plataforma emite tickets con código QR, controla los cupos por modalidad, factura los pagos y sincroniza todo con el CRM y la web, de modo que cada inscrito queda registrado como miembro o contacto y recibe su comunicación oficial automáticamente.
Venta de tickets
Online y presencial
Control de aforo
Acceso con QR
Costo de referencia · Ticketing de eventos
Una plataforma de gestión de eventos como Eventtia suele costar desde:
Plan de entrada desde aprox. 1,500 US$ al año, sin incluir comisiones por transacción ni integración con el CRM ni la web.
Aquí cambia todo
Hasta aquí hemos visto piezas sueltas, cada una con su costo, su proveedor y su complejidad. La licencia del CRM es el punto de inflexión: convierte los datos dispersos en un sistema centralizado donde miembros, pagos, certificaciones y comunicación dejan de ser problemas sueltos y pasan a ser un solo lugar, conectado a la web.
No se trata de comprar más software. Se trata de dejar de gestionar en piezas sueltas y empezar a contar con una fuente única de verdad.
CRM de miembros
Una base de datos única y consultable con el perfil de cada miembro: datos de contacto, subespecialidad, estado de membresía, historial de pagos y certificaciones. La fuente única de verdad de la Sociedad.
Control de cuotas y pagos
Registro automático de quién está al corriente y quién tiene la membresía vencida. Recordatorios, cobranza y reportes sin depender de la memoria ni del seguimiento manual.
Certificaciones al día
Seguimiento y verificación de credenciales y certificaciones profesionales, con avisos de vencimiento y renovación para que la organización siempre esté al día.
Comunicación oficial y efectiva
Canales oficiales para llegar a todos los miembros con avisos, convocatorias y novedades, con confirmación de recepción y sin depender de grupos de mensajería.
Reportes y decisiones
Información clara sobre el estado de la membresía, los ingresos y la participación. Datos confiables para tomar decisiones institucionales con criterio.
Todo conectado desde la web
El CRM, los pagos, las certificaciones y la comunicación se integran a la página web y al portal de miembros, formando un solo sistema coherente.
Este es el cambio de mentalidad: de administrar síntomas a tratar la causa. De muchas herramientas que nadie une, a un solo sistema que la Sociedad controla. Y detrás de ese sistema, una empresa con una sólida base de conocimiento estratégico, tecnológico y jurídico que garantiza que todo funcione, mes a mes.
No solo el software: también el manejo
Tener el CRM no es suficiente si nadie lo mantiene al día. Por eso ofrecemos un servicio de gestión que se encarga de que la herramienta realmente funcione para la Sociedad, mes a mes.
Un equipo dedicado actualiza la base de datos, da seguimiento a los pagos, vigila las certificaciones, prepara la comunicación oficial y mantiene la web al día, para que la Junta Directiva se enfoque en lo institucional.
Mantenimiento del CRM
Base de datos actualizada, pagos y certificaciones al día.
Actualización de la web
Contenido, eventos y publicaciones siempre vigentes.
Comunicación oficial
Avisos y convocatorias enviados de forma trazable.
Soporte y reportes
Acompañamiento continuo e informes para la toma de decisiones.
Contratar a una persona vs. contratar el servicio
Muchas sociedades asumen que es más económico contratar a un gestor interno para configurar y mantener todas estas herramientas. El costo total, sin embargo, suele ser muy distinto al salario nominal.
Un gestor interno (empleado)
Un gestor de contenido/SaaS con experiencia en República Dominicana gana en promedio desde RD$ 60,000 mensuales. Pero el salario no es el costo real: hay que sumar los aportes patronales y las prestaciones laborales.
SFS 3.04% + AFP 2.87% retenidos al empleado.
SFS 7.09% + AFP 7.10% + SRL 1.15% + Infotep 1%.
Provisiones de preaviso, cesantía y vacaciones.
Aproximadamente US$ 1,204 al mes, sin contar computadora, licencias de software, capacitación ni beneficios adicionales.
El servicio de gestión propuesto
En lugar de asumir la carga fija de un empleado —con sus aportes, prestaciones y riesgos laborales— la Sociedad contrata un servicio mensual que cubre la configuración y el mantenimiento de todas las herramientas: web, formularios, CRM, correo, automatizaciones, bot de WhatsApp y comunidad.
La diferencia
El costo del servicio se diseña para ser menor que el de un empleado, sin las obligaciones de la relación laboral y con un equipo completo detrás de la gestión de la Sociedad.
Descuentos al trabajador
SFS 3.04% + AFP 2.87%
RD$ 3,546 / mes
Aportes del empleador
SFS 7.09% + AFP 7.10% + SRL 1.15% + Infotep 1%
RD$ 9,804 / mes
Prestaciones laborales
Preaviso, cesantía y vacaciones (≈ 4.07%)
RD$ 2,442 / mes
Todo por separado vs. JURISALUD
Sumamos cada herramienta descrita hasta ahora, más el costo real de la persona que tendría que configurarlas y mantenerlas. Luego lo comparamos con la solución de JURISALUD: todo integrado en un solo lugar y con manejo profesional.
Todo por separado
Cada herramienta con su propia suscripción, su propio proveedor y su propia configuración. Y alguien dedicado a mantener todo funcionando.
Sin contar integraciones a medida, capacitación, equipo de cómputo ni el riesgo de que una sola persona sea el único cuello de botella.
JURISALUD
Solución integral de gestiónTodas las herramientas anteriores integradas en un solo lugar, más el manejo profesional del equipo de JURISALUD. La Sociedad no contrata software por separado ni asume la carga de un empleado: contrata un servicio completo.
Todo incluido · sin sorpresas
Detrás de esta solución hay una empresa con una sólida base de conocimiento estratégico, tecnológico y jurídico que representa una garantía de satisfacción para la Sociedad.
JURISALUD reúne la tecnología y el equipo humano en una sola solución, para que la Junta Directiva se concentre en lo institucional mientras todo funciona.